Der Versand von Newslettern stellt heute eine äußerst beliebte Methode im digitalen Marketing dar, um Kunden zu informieren und an das Unternehmen zu binden. Allerdings müssen Firmen, die Newsletter versenden, zahlreiche rechtliche Vorgaben beachten, um rechtssicher zu handeln und Bußgelder zu vermeiden.
Der folgende Artikel erläutert die wichtigsten Punkte, die mittelständische Unternehmen in Deutschland beachten sollten, um ihre Newsletter rechtssicher zu gestalten.
Die wichtigste Grundlage für einen rechtssicheren Versand von Newslettern ist die Einwilligung der Empfänger. Diese Einwilligung muss freiwillig, spezifisch und informiert erfolgen.
Am besten eignet sich hierfür das Double-Opt-In-Verfahren. Dabei meldet sich der Nutzer zunächst für den Newsletter an und erhält anschließend eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link. Diesen muss er noch einmal anklicken, um seine Anmeldung abzuschließen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Einwilligung tatsächlich vom Inhaber der E-Mail-Adresse stammt.
Jeder Newsletter muss zudem bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit er den rechtlichen Anforderungen genügt. Dazu zählen unter anderem das Impressum und die Möglichkeit, den Newsletter jederzeit abzubestellen.
Das Impressum muss dabei die wichtigsten Informationen wie den Namen und die Anschrift des Unternehmens, eine Kontaktmöglichkeit, zum Beispiel die E-Mail-Adresse, sowie auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Der Abmeldelink sollte gut sichtbar und einfach zu anzuklicken sein, damit sich Empfänger ohne großen Aufwand vom Newsletter abmelden können.
Auch eine gute Agentur für Kommunikation kann in diesem Zusammenhang die nötige Unterstützung bieten. So sind Unternehmen immer auf der sicheren Seite, bei ihrem Newsletterversand keine Fehler zu begehen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Newsletterversands muss den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, entsprechen.
Unternehmen müssen nach dieser sicherstellen, dass sie nur die Daten erheben und verarbeiten, die für den Versand des Newsletters erforderlich sind. Zudem ist es nötig, die Empfänger transparent über die Art der verarbeiteten Daten, den Zweck der Datenverarbeitung und die Rechte der Betroffenen zu informieren. Diese Informationen sollten in einer leicht zugänglichen Datenschutzerklärung enthalten sein.
Unternehmen müssen darüber hinaus nachweisen können, dass sie die erforderlichen Einwilligungen zum Versand des Newsletters eingeholt haben. Dies bedeutet, dass der gesamte Anmeldeprozess zu dokumentieren und die jeweiligen Einwilligungen zu speichern sind.
Im Falle einer Überprüfung durch die Aufsichtsbehörden müssen die Einwilligungen lückenlos nachgewiesen werden können. Hierfür bietet es sich an, spezielle Tools oder moderne Newsletter-Software zu nutzen, die diese Nachweispflicht unterstützen.
Neben den rechtlichen Anforderungen an die Einwilligung und die Pflichtangaben müssen auch die Inhalte des Newsletters rechtlich unbedenklich sein.
Das bedeutet, dass keine irreführenden oder unlauteren Werbeaussagen gemacht werden dürfen. Werbung muss immer klar als solche erkennbar sein und darf keine falschen Versprechungen enthalten. Zudem sollten die Inhalte natürlich auch keine Urheberrechte oder Persönlichkeitsrechte verletzen.
Viele Unternehmen nutzen heute E-Mail-Marketing-Software oder beauftragen Drittanbieter mit dem Versand ihrer Newsletter. In diesem Fall müssen die Unternehmen sicherstellen, dass auch diese Dienstleister die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen.
Hierzu gehört etwa der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. In diesem werden die Rechte und Pflichten des Dienstleisters klar geregelt. Sinnvoll ist es außerdem, dass die Unternehmen regelmäßig überprüfen, ob ihre Dienstleister die vereinbarten Datenschutzstandards wirklich einhalten.